Diana Resendiz: Diagramas de afinidad .

El Diagrama de afinidad es un método de caracterización de la información creado por el antropólogo japonés Kawakita Jiro en la década de 1960. También se denomina Método KJ o Team Kawakita Jiro (TKJ) mediante el cual se clasifican varios conceptos en diversas categorías y se agrupan los elementos que estén relacionados entre si.

Forma parte de las siete herramientas básicas de calidad creadas en Japón en la década de los 70´ para la resolución de problemas en el tratamiento y organización de la información (brainstorming o lluvia de ideas) dentro de grupos de trabajo empresariales que tienen como objetivos preferentes la gestión de laCalidad.

Suelen utilizarlo los responsables de calidad y directores de proyectos de equipos de trabajo para organizar posteriormente la información proporcionada en un brainstorming.

Proceso:

Expresar el problema:
Se planteará una pregunta de que o cual es el problema.

Análisis de ideas:
Cada integrante expondrá su opinión sobre el asunto en no más de un minuto, no se debe discutir ni criticar.

Se pegarán una a una, en una pared o pizarra, y el autor de la idea explicará su significado en voz alta, se eliminarán ideas repetidas.

Clasificación:
Los participantes, en silencio, agruparán las hojitas adhesivas en grupos, no se entrará conflicto únicamente se moverán las hojitas, si esto sucede el conductor duplicará dicha idea y la pondrá en los dos grupos.

Se crearán tarjetas que encabecen a cada grupo, el título de dicho grupo se consensuará con el grupo.

Las fichas que no estén encuadradas en ningún grupo se podrán agrupar en un grupo titulado VARIOS.

Se podrán grupos de segundo nivel dentro de cada grupo, incluso de tercer nivel si se estima necesario.

Relacionar ideas (Causa-efecto):
El equipo estudiará y valorará las posibles relaciones, vinculaciones o contradicciones que puedan encontrar entre sus elementos.

Se representarán por medio de flechas dichas relaciones y la valoración sobre su mayor o menor importancia.

Un Diagrama de Afinidad es una forma de organizar la información reunida en sesiones de Lluvia de Ideas. Esta diseñado para reunir hechos, opiniones e ideas sobre áreas que se encuentran en un estado de desorganización. El Diagrama de Afinidad ayuda a agrupar aquellos elementos que están relacionados de forma natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto clave. El uso de un Diagrama de Afinidad es un proceso
creativo que produce consenso por medio de la clasificación que hace el equipo
en vez de una discusión. El Diagrama fue creado por Kawakita Jiro y también es conocido como el método KJ.

Cuándo se utiliza

Se debe utilizar un Diagrama de Afinidad cuando:
· El problema es complejo o difícil de entender
· El problema parece estar desorganizado
· El problema requiere de la participación y soporte de todo el equipo/grupo
· Se quiere determinar los temas claves de un gran número de ideas y
problemas

Cómo se utiliza

1. Armar el equipo correcto

El lider del equipo o el facilitador asignado es normalmente responsable por dirigir al equipo a través de todos los pasos para hacer el Diagrama de Afinidad.

2. Establecer el problema
El equipo o grupo deberá inicialmente determinar el problema a atender. Es de gran ayuda determinar el problema en la forma de una pregunta.

3. Hacer Lluvia de ideas / Reunir Datos

Los datos pueden reunirse en una sección tradicional de Lluvia de Ideas además de los datos reunidos por observación directa, entrevistas y otro material de referencia.

4. Transferir datos a notas Post It

Los datos reunidos son desglosados en frases independientes con un solo
significado evidente y solo una frase registrada en un Post It.

5. Reunir los Post Its en grupos similares

Los Post It deberán colocarse en una pared o rotafilio de tal manera que todos los Post It puedan verse fácilmente. Luego, en silencio, los miembros del equipo agrupan los Post It en grupos similares. Los Post It que sean similares se consideran de “afinidad mutua.”

6. Crear una tarjeta de título para cada agrupación

Los Post It deberán leerse y revisarse una vez más con el fin de verificar si han sido agrupados de forma apropiada. Asignar un nombre a cada grupo de Post It por medio de una discusión en grupo. Este título deberá transmitir el significado de los Post It en muy pocas palabras. Este proceso se repite hasta que todos los grupos tengan un nombre. Cualquier Post It individual que no parezca encajar en ningún grupo puede incluirse en un grupo de “Misceláneos.”

7. Dibujar el Diagrama de Afinidad terminado

Después que los grupos estén ordenados, se deben pegar los Post Its en una hoja de rotafolio. Las tarjetas de los títulos se deberán colocar en la parte superior del grupo.

8. Discusión

El equipo o grupo deberá discutir la relación de los grupos y sus elementos correspondientes con el problema.

Relación con otras herramientas:

Un Diagrama de Afinidad generalmente se relaciona con: